苏办发〔2003〕89号

 

 

市委办公室  市政府办公室

关于转发《苏州市电子文件归档及管理

暂行办法》的通知

 

各市、区委和人民政府，苏州工业园区、苏州高新区工委和管委会；市委各部委办局，市各委办局（公司），市各人民团体，各大专院校和直属单位：

我市电子政务系统已开通运行，各地、各部门将逐渐实行公文网上流转。为加强对电子文件的管理，规范电子文件归档工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，现将市档案局会同市信息办联合制定的《苏州市电子文件归档及管理暂行办法》转发给你们，请认真贯彻实施。

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                    中共苏州市委办公室

苏州市人民政府办公室

2003年10月21日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

苏州市电子文件归档及管理暂行办法

 

第一条  为进一步规范我市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。

第二条  我市各级机关、团体、事业单位的电子文件归档及管理适用本办法，其它单位可参照执行。

第三条  本办法所称的电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

第四条  市、县(市、区)档案行政管理部门负责对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

第五条  电子文件形成单位应建立电子文件归档制度，指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第六条  凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第七条  电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。

第八条  电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

物理归档，是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第九条  电子文件逻辑归档的基本要求：

(1)电子文件要设定查询归档电子文件的权限；

(2)电子文件归档应由经办人及时注明标识；

(3)网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放在指定的服务器上，并采取备份措施。

第十条  电子文件物理归档的基本要求：

(1)办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；

(2)电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上(推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体)；

(3)经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；

(4)专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；

(5)归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限。

第十一条  电子文件归档时，《电子文件登记表》(见附件一)、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十二条  电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。

第十三条  电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。

第十四条  各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。

第十五条  列入进馆归档范围的机关、事业单位、人民团体等应于每年第一季度采用逻辑归档方式和物理归档方式将上一年度应归档的电子文件移交给当地档案馆。

第十六条  归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》(见附件二)。检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由电子文件形成单位保存。

第十七条  电子文件的检验应包括以下项目：

(1)载体有无划痕、是否清洁等；

(2)有无病毒；

(3)核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；

(4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

(5)对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。

第十八条  档案馆应按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。

第十九条  移交档案馆的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第二十条  归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

(1)归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

(2)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

(3)存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

(4)环境温度控制范围为17℃—20℃，相对湿度控制范围为35%—45%。

第二十一条  电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成单位和档案馆的设备更新情况进行一次检查登记。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

第二十二条  档案馆对保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附件三)。

(1)对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；

(2)磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第二十三条  归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第二十四条  利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第二十五条  归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。

属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十六条  档案馆(室)应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十七条  本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第二十八条  本办法由苏州市档案局负责解释。

第二十九条  本办法自发布之日起实行。

附件一：归档电子文件登记表

附件二：归档电子文件移交、接收检验登记表

附件三：归档电子文件管理登记表

                       苏 州 市 档 案 局

                       苏州市信息化办公室

                      二○○三年十月十七日

附件一

 

归档电子文件登记表

                                                第    页

文件 编号	题 名	形成 时间	文件 类型	载体 类型	载体 编号	保管 期限	备 注

 

附件二

 

归档电子文件移交、接收检验登记表

附件三

 

归档电子文件管理登记表

 

 

填表人(签名)                               年    月    日

 

 

审核人(签名)                               年    月    日

 

 

单  位(盖章)                               年    月    日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

主题词： 电子文件△  档案  管理  办法  通知

中共苏州市委办公室                     2003年10月21日

（共印：320份）